Microsoft 365: Samenwerken met SharePoint, Teams en OneDrive

Steeds meer bedrijven kiezen voor een werkplek in de cloud met Microsoft 365. Vooral tijdens de coronacrisis bood Microsoft 365 de oplossing om vanuit huis te werken. Veel bedrijven communiceren, werken samen en delen bestanden via Microsoft Teams. Hoe ziet deze moderne werkplek eruit? Wat is het verschil tussen SharePoint en OneDrive? Hoe kunt u bellen via Teams?

Traditionele werkplek en de moderne werkplek

Door corona hebben veel organisaties de overstap naar de cloud versneld. Met een traditionele werkplek lukt het niet altijd om vanuit huis te werken, omdat bestanden dan op de eigen harde schijf (opslagruimte) van de PC staan. Tegenwoordig werken we met mobiele apparaten zoals laptops, tablets en smartphones, vanaf binnen- en buiten het kantoorpand en verwachten daarmee overal te kunnen werken. 
 
Samenwerken en in contact blijven met collega's kan eenvoudig via Microsoft Teams. Daarnaast is het ook mogelijk om in- en uit te bellen via Teams, over het internet. Hoe dit werkt leest u in dit artikel. 

Wat is OneDrive?

Gaat u werken met Microsoft 365 dan krijgt u een OneDrive opslag. Dit is uw persoonlijke online opslagruimte. Uw opslagruimte kan zichtbaar gemaakt worden in de Verkenner. Zo kunt u er eenvoudig bestanden in opslaan en openen, het lijkt dan net of dit lokaal op de PC staat.  
 
Met Microsoft 365 staat uw OneDrive opslagruimte in de datacenters van Microsoft, dit wordt ook wel ‘cloud’ genoemd. Crasht de PC? Dan staan de bestanden niet op de PC maar in de cloud. Logt u vervolgens in op een andere laptop, dan heeft u weer toegang tot uw bestanden.  

Bij Microsoft 365 zakelijk krijgt iedere gebruiker 1TB persoonlijke opslagruimte voor het opslaan en delen van bestanden.

Samenwerken via SharePoint teamsite

Vanuit Teams kunt u lid worden van een openbare of privé Team binnen de organisatie. Bij het aanmaken van een Team wordt er op de achtergrond een SharePoint site aangemaakt. Deze site wordt gebruikt om informatie, gesprekken, inhoud, activiteiten en bestanden te delen. Er kunnen ook relevante nieuwsartikelen, links, projectupdates gedeeld worden. 
 
U kunt bestanden delen met anderen, zoals PowerPoint, Word, Excel, OneNote, Power BI, Delve. Elk bestand dat u deelt wordt opgeslagen in de Teams SharePoint omgeving. Daarmee heeft iedereen toegang tot de laatste versie van elk bestand 
 
Microsoft Teams maakt het eenvoudiger om samen te werken aan projecten met jullie (project)team. Met Teams kunnen mensen binnen en buiten de organisatie met elkaar communiceren of vergaderen via chat, videobellen, bestanden delen en samenwerken in documenten. 

In SharePoint kunt u kiezen uit twee siteopties:

Teamsite: Met een teamsite kunt u samenwerken aan projecten, nieuws lezen over het team en op schema blijven met gedeelde agenda en taken. 

Communicatiesite: Een communicatiesite is visueel en kan goed ingezet worden als een intranet, waarop u relevante content kunt delen zoals bedrijfsupdates, HR-nieuws, foto’s, profielen, poll, agenda voor bijvoorbeeld trainingen of workshops, afronding van mooie projecten of kennis delen.

Overzicht met Teamsites

Een voorbeeld is een Team van de gehele organisatie, bijvoorbeeld een teamsite Harbers ICT. Daaronder kunnen kanalen aangemaakt worden met verschillende onderwerpen, afdelingen of projecten. Maakt u een team voor de afdeling marketing? Dan voegt u alleen specifieke collega’s toe die er toegang tot hebben. In het privé kanaal wordt alles gedeeld rondom marketing. Zo behoudt u het overzicht. 

SharePoint kan zichtbaar gemaakt worden in de Verkenner. Zo kunt u direct bestanden openen en bewerken vanaf de lokale PC naar uw teamsite. Dit wordt dan gesynchroniseerd naar de cloud. Zo lijkt het net of u lokaal aan de bestanden op uw eigen PC werkt, maar staan ze veilig in de cloud. 
  

Bellen via de vaste lijn met Microsoft Teams

Nu we werken vanuit huis is het natuurlijk wel zo prettig dat u ook vanuit huis bereikbaar blijft via het vaste nummer van de zaak. Dat u vanaf uw laptop of smartphone met Microsoft Teams oproepen kunt ontvangen en plaatsen via het nummer van uw werk om zo in contact te blijven met klanten, leveranciers of partners. Dit geeft namelijk een professionele uitstraling. Belt er een klant en is een collega even niet beschikbaar om de telefoon op te nemen? Dan kan er altijd andere collega de klant te woord staan.  

Telefoonsysteem in de cloud

Bellen via Microsoft Teams vervangt de traditionele telefoon en maakt bellen mogelijk over het internet. Zo kunt u eenvoudig telefoneren via de PC, met een draadloze headset, waardoor uw handen vrij blijven om te typen. Met het telefoonsysteem in de cloud zijn er functies zoals statussen, wachtstand, gesprek parkeren, ruggenspraak houden of doorverbinden met een collega beschikbaar. 

Wij kunnen samenwerken met jullie huidige telecomprovider om de spraaklijnen via onze Teams gecertificeerde SBC (Session Border Controller) in onze eigen datacenters te routeren om bellen via Teams mogelijk te maken. Het voordeel van bellen via Teams is dat bijna alle communicatiestromen via één applicatie gaan lopen. 
 
Heeft u vragen over Microsoft 365 of wilt u meer weten? Stuur dan een mailtje naar info@harbersict.nl en wij denken graag met u mee.

Dit artikel verscheen ook op LinkedIn