Voorheen werd er gewerkt met traditionele en lokale installaties van Office-pakketten. "Dit werd per licentie geïnstalleerd. Als een laptop kapot ging of er kwam een nieuwe, dan kon dit pakket niet worden meegenomen. De service was erg duur. Op basis van het advies van Harbers ICT zijn de eerste stappen richting de cloud gezet. Het was uiteindelijk voordelig om naar Microsoft 365 en cloud E-mail te gaan en daarmee dus de cloud in. Met Microsoft 365 is iedereen erg tevreden. Inloggen kan eenvoudig vanaf ieder apparaat en iedereen kan bij alle bestanden. Doordat we in de Microsoft cloud werken zijn de applicaties ook altijd up-to-date en wordt er altijd gewerkt met de nieuwste versie en functies”.
Bouwtekeningen en technische ontwerpen worden gemaakt met de CAD-software van AutoCad. Deze software wordt lokaal gestart op de systemen. Hiervoor is gekozen omdat het vaak gaat om grote en zwaardere bestanden. Via een NAS worden projectfolders en bestanden gedeeld. Pascal: “Digitaliseren is voor ons ook dat we binnen Autocad direct iets kunnen uitzetten en inmeten. Uiteindelijk blijft het deels handwerk en moeten we fysiek op bouwprojecten aanwezig zijn om de kwaliteit te blijven bewaken. Er zijn al redelijke slagen gemaakt in de automatisering zoals urenregistratie en facturatie”.
Veilig werken met mobiele apparaten
Er wordt al sinds het begin zoveel mogelijk mobiel gewerkt. Zowel op kantoor als de uitvoerders en timmerlieden hebben een iPhone. Naast de vaste werkplekken op kantoor hebben ook de uitvoerders laptops nodig voor het bespreken van bouwprojecten, inzien van begrotingen of het maken van de planningen vanaf de bouwplaats. Deze apparaten worden allemaal beheerd door Harbers ICT: “De laptops moeten passen bij de applicaties die erop draaien, ze moeten krachtig genoeg zijn om prettig met Autocad te werken. Wij laten ons adviseren over de keuze voor het type laptop. Deze wordt door de engineers van Harbers ICT volledig geïnstalleerd met applicaties, ESET-virusscanner en VPN-oplossing. Met de juiste configuratie wordt deze aangesloten in ons netwerk, dan weten we ook dat alles goed en veilig is ingeregeld. Werkt er iets niet goed of is er een defect in hardware in de laptop dan regelt Harbers ICT direct vervanging en support”.
Om kwaliteit te blijven leveren en bewaken is het een pré om regelmatig de bouwplaats te bezoeken. Uitvoerders en project managers werken veel onderweg of in de grote steden, daar vormt het verlies of diefstal van een laptop een veiligheidsrisico. De nieuwere Windows systemen worden daarom beveiligd met Bitlocker. Dit is een encryptie-oplossing in Windows waarmee de bestanden versleuteld worden. Alleen personen met de juiste sleutel (bijvoorbeeld een wachtwoord) kunnen de gegevens ontsleutelen en krijgen toegang. Hierdoor wordt de kans op een datalek verkleind.
Verbinding maken via een openbaar Wi-Fi netwerk op een bouwplaats is lang niet altijd veilig. Onbevoegden en hackers kunnen bedrijfsgegevens of SaaS-inloggegevens stelen waardoor er een risico is op een datalek of identiteisfraude. Via een Virtual Private Network (VPN) wordt er een veilige verbinding tot stand gebracht. De VPN-tunnel creëert een afgeschermde verbinding naar het bedrijfsnetwerk. Zo krijgen uitvoerders op afstand, op een veilige manier, toegang tot E-mail, bestanden, applicaties en gedeelde fileservers.
Een lopend project is de implementatie van beheeroplossing Microsoft Intune. Daarmee kunnen centraal verschillende policies aangemaakt en uitgerold worden, zoals het uitvoeren van software-updates om alle apparaten up-to-date te houden en kwetsbaarheden in het OS te dichten. "Met Intune kan in geval van diefstal of verlies een mobiel apparaat (laptop of mobiel) op afstand gewist worden, zodat we geen data kwijt raken of onbevoegden toegang krijgen tot deze informatie. Hierin worden momenteel goede stappen in ondernomen”, vertelt Pascal.
